Hakkında

İş Hayatı ile ilgili Kurumsal Gelişim, Strateji, Yönetim, Finans, Girişimcilik, Kariyer Planlama gibi hususlarda makale tarzı genel paylaşımların yapıldığı bir site.

Etkili Rapor Tasarlama Teknikleri-9 (Hepsi Bir Arada)

Etkili Rapor Tasarlama Teknikleri-9 (Hepsi Bir Arada)

Bu noktaya kadar etkili rapor tasarlama teknikleri adına bir çok şeyden bahsetmiş olduk. Belki daha da fazlası yazılabilir. Ancak bu seri için bu kadarının kafi olduğuna kanaat getirdim.

Son yazımızda daha önce değindiğimiz konuların özetini sunmak istiyorum. Nelere odaklandığımıza birlikte bakalım.

Serimizin ilki olan “Dashboardlar ve Mükerrer Tasarım Hataları” başlıklı yazımızda dashboardun tarifine, etkili rapor tasarlamanın neden önemli olduğuna, tasarımda anlatımın sade ve net olması gerektiğine ve tekrar tekrar yapılan tasarım hatalarına değindik.


Dedik ki;

  • Raporlamanın çok daha elit hali olan dashboardlar, organizasyonların bilgi ihtiyacını etkili bir biçimde karşılayabilen benzersiz ve çok güçlü çözümlerdir.
  • Artık yöneticilerden tüm beyaz yakalılara herkes aksiyonlarını dashboardlardan yardım alarak yapmayı tercih etmektedir
  • Dashboard tasarımcıları ile kullanıcılar arasında bir iletişim söz konusudur. Öncelikle bu iletişimin netsadegerektiği kadar ve anlaşılır olması çok önemlidir. Özetle fesih ve beliğ bir anlatım benimsenmelidir.
  • Verilerin etkili bir şekilde sunulması sadece dashboard tasarımı ile ilgili bir şey değildir. Öncelikli olarak veri kaynaklarının hedefe uygun cevaplar üretebiliyor olması gerekir.

Yazımızın en can alıcı noktasını şu paragrafla açıklamıştık :

“Dashboardların üretimi sırasında aktarılmak istenen bilginin doğru, hızlı ve akılda kalıcı sadelikte olması gerektiği nedense çoğu zaman göz ardı edilir. Bunun yerine özellikle geliştiriciler çok renkli, vurgusu yüksek veya şekil itibari ilk bakışta göze hoş gelen ancak bilgi aktarımı konusunda kafa karıştıran tasarımlara yönelme hatasına düşerler. Aradığı bilgiye değil de tasarıma odağını kaptıran kullanıcılar ise ilk başlarda etkilense de bir süre sonra sıkılarak beklenen ilgiyi göstermeyecek hatta dashboardu kullanmayı tamamen terk ederek kendi çözümlerine yöneleceklerdir.”

İkinci yazımız olan “Hafıza Süreçleri, Algı ve Görme Duyusu” ile rapor tasarlama konusunda oyun kurallarının nasıl belirlendiğine değindik. İnsan zihninin temel çalışma prensiplerini, görme, algılama ve karşılaştırıp karar verme süreçlerini ele aldık. Zihni yormayan renkler, algılama hızını arttıran semboller ve bu sembollerin birlikte kullanımı hakkında önemli detaylara değindik.


Dedik ki;

  • Dashboardların veya genel olarak raporların kolayca anlaşılır ve akılda kalıcı olması gerekir. Akılda kalan sonuçlar kolayca karşılaştırılabilir ve daha büyük kararlar daha hızlı verilebilir.
  • Akılda kalıcı raporları tasarlamak için hafıza teknikleri temel prensiplerinden çağrışımfarklılaştırma ve görsel algı gücünden faydalanabiliriz.
  • Beş duyu organı vasıtasıyla görmekoklamaişitmetat alma ve dokunma sinyallerini alan beynimiz verileri 3 hafıza sürecinde işler: Duyusal Hafıza (Sensory Memory), Kısa Süreli Hafıza (Short-Term or Working Memory), Uzun Süreli Hafıza (Long-Term Memory)
  • Etkili ‘dashboard’ tasarımları yapabilmek için dikkat öncesi hafıza ve kısa süreli hafıza süreçlerinin etkinliğini arttırma yollarına odaklanmamız gerekir.
  • Tasarımlarımızda genel olarak doğal renkleri tercih etmeliyiz. Parlak renkleri kısıtlı miktarda olmak şartıyla sadece vurgulamak istediğimiz noktalar için kullanmalıyız. Erkeklerin %10’u, kadınların ise %1’irenk körüdür.
  • Amacımız mümkün olduğunca kolay yorumlanabilen ve amaçlanan kısımları akılda kalan tasarımlar yapabilmektir. Bu nedenle hafızanın işleyişindenalgıyı güçlendiren sembollerden ve görsel duyunun çalışma prensiplerinden haberdar olmak gerekir.


Serimizin üçüncü üyesi olan “Raporlama Projeleri için Strateji Belirleme” başlıklı yazımızda tasarıma geçmeden önce bir raporlama stratejisi geliştirmemiz gerektiğine vurgu yaptık. Cevaplanması gereken bir takım sorularla raporların sınıflandırılmasının, uygun içerik ve teknolojilerin seçilmesinin öneminden bahsettik.

Dedik ki;

  • Gerçekten ihtiyaç duyulan bilginin ne olduğuna ve kadar detaylı olduğuna karar vermek gerekir. Bilginin iş değeri ve uygulama kolaylığı başlangıç kapsamını belirlemede de etkili olur.
  • İstemci gruplarına özel tasarım desenleri belirlemek gerekir. Rapor okuma alışkanlıkları ve yetki seviyeleri belirlenmelidir. Tasarım hangi aksiyonlar için kullanılacak öğrenilmelidir. Aksiyon almayı kolaylaştıracak ek mesajlar neler belirlenmelidir (trend, istisnalar, bağlılıklar, karşılaştırmalar, durum değişimi vs.)
  • Sunumun amacının belirlenmesi gerekir. Stratejik raporlarda sayısal ağırlıklı durum bilgileri ve üst düzey bilgiler bulunurken, analitik raporlarda farklı bakış açılarında ve farklı seviyelerde detay bilgiye, çok çeşitli karşılaştırmalara ve daha geniş tarihsel yelpazeye erişilebilir. Operasyonel raporlar ise daha çok anlık verileri, kritik durumlarda aksiyon alacak şekilde görüntüleme karakteristiğine sahiptir.
  • Veriler sayısal veya metinsel olabilir. Sayısal ağırlık veriler sunarken daha çok karşılaştırmalı sonuçları tercih etmemiz ana fikri daha rahat ulaştırmamızı sağlayacaktır. Örneğin, satışların içinde bulunduğumuz dönemdeki değeriyle birlikte bir önceki yılda aynı dönemdeki değeri, mevcut performans değeriyle birlikte performans hedefini ve hedefe olan yakınlığı, üretim miktarıyla birlikte ortalama üretim ve endüstri standardı gibi görece karşılaştırmayı kolaylaştırıcı sayıları bir arada sunmak kullanıcılar üzerinde daha fazla etki uyandıracaktır.
  • Veri kaynaklarının karakteri, raporların kullanıcılara nasıl ulaştırılacağı, iş biriminin projedeki etkinliği, tasarımcıların ve raporlama ürünlerinin yetenekleri gibi daha bir çok konu da tasarımı etkilemektedir.

Dördüncü yazımız “Güzel Tasarlanmış Raporların Karakteri özetle raporlarda estetik kaygının olması gerektiğine vurgu yaptığımız bir yazı oldu.


Yazımızın özünü şu paragrafta sunmuştuk:
“İyi bir dashboardda görseller son derece estetik kaygıyla organize edilmiş olmalıdır. İlk odaklanılan alanlarda konunun özetiyle ve ististanalarla karşılaşılmalıdır. Hedefe ve hedef kitlenin ihtiyacına uygun, anlamlı alışkanlıklarıyla uygumlu ve anafikri doğru ifade eden görseller tercih edilmelidir. Aktarılmak istenen bilgi en kullanışlı araçlar yardımıyla, basit ve en kısa yoldan aktarılmaldır.”

Bir diğer yazımız Data Ink Ratio – Veri Mürekkep Oranı serinin beşinci üyesiydi ve burada bir teoriden bahsetmiştik. Bu teori rapordaki görsellerin estetiğine doğrudan katkı sağlamaktadır.


Yazımızın içeriğini şu ifadelerle özetlemiştik:

Edward R. Tufte 1983 yılında sayısal verilerin görsel sunumu husunda “Data-Ink Ratio” ismini verdiği bir yaklaşım yayınladı.  Tufte’ye göre grafiğe harcanan mürekkebin büyük bir kısmı veri-bilgi için kullanılmalıdır. Veri için harcanan mürekkep grafiğin silinemez çekirdek kısmını oluşturur. Gereğinden fazla kullanılmamak şartıyla sayıların değişimi, mürekkep kullanımındaki değişimle ifade edilir.

Kafa karıştırıcı görünüyor olabilir. Aslında çok basit. Mümkün olduğunca sayısal verileri ön planda tut. Kullanılan görseller, dikkat dağıtmadan verileri ve verideki değişimi anlatsın.” 

Sonraki yazımız serinin altıncısı olan Focal Points – Odak Noktaları idi. Burada da tasarımın estetik anlamda kalitesini arttıracak bir başka mevzuya değindik. Tasarımlarımız üzerinde en değerli noktaların nerelerde olduğunu inceledik.

Dedik ki;

  • Focal Point terimi fizik, matematik, elektronik, bilgisayar, oyun teorileri, fotoğraf ve resim gibi bir çok alanda karşımıza çıkar. Genel manada düşünüldüğünde merkezi yer, konunun özü, dikkat kesilecek mesele, odak noktası, can alıcı şey vs. gibi tanımlar yapılabilir.
  • Aktarmak istediğimiz en önemli bilgileri raporlarda en dikkat çeken bölgelerde tutmamız gerekir. Bu davranış hem estetik anlamda değer katar hem de algılamayı kolaylaştırır. Bu dikkat çeken noktalar Focal Pointler olarak adlandırılır.
  • Göz doğası gereği tam da bu noktalarda durur ve rahat eder. Siz de istediğiniz mesajı bu arada vermiş olursunuz. Böylece mesajınızın etkisi artar.

Yedinci yazımız olan “Golden Ratio – Altın Oran ile matematik ve tasarım odaklı bir konuya değindik. Yazımızda estetik algısı oluşturan tasarımlarda bu oranın nasıl ustaca kullanıldığından bahsettik.

Dedik ki;

  •  Gözümüze estetik görünen hemen hemen her yerde ölçüt olarak ya bu oran kullanılmıştır veya bu orana yaklaşılmıştır.
  • Matematik ve sanatta bir bütünün parçaları arasındaki en uyumlu oran olarak kabul edilir.
  • Ayçiceği, papatya, çam kozalağı, bitkilerin yaprak dizilişleri, insan vucudundaki azalar, deniz kabuğu vs. gibi bir çok doğal güzellik altın oranı sağlayan tasarıma sahiptir. Bununla birlikte Mimar Sinan’ın eserleri, otomativ sanayi, Mona Lisa ve Aziz Jerome tabloları, mısır piramitleri gibi yüksek kalite eserlerde, hatta günlük hayatımızda sıkça kullandığımız kitap sayfaları, kibrit kutuları, oyun kağıtları, bayraklar gibi gözümüze hoş gelen insan berecerisi tasarımlarda da altın oran özenle tatbik edilmiştir.
  • Mehmet Suat Bergil “… Eğer uygulama veya işlev unsurları açısından hoşa giden ya da son derece dengeli olan bir forma ulaşılmışsa, orada Altın Sayı’nın bir fonksiyonunu arayabiliriz… Altın Sayı, matematiksel hayal gücünün değil de, denge yasalarına ilişkin doğal prensibin bir ürünüdür.” diyor. Yani tasarımlarımıza bir denge getirmek istiyorsak altın orana güvenebiliriz.

Şu paragrafla da konumuzun özünü sunmuştuk:

“Altın Oran sayesinde tasarımlarınız göze çok daha hoş gelecektir. Yeter ki mesajlarınızı küçülen dikdörtgenlere doğru kıvrılan spiraller boyunca verin. Çünkü insan zihni akışın bu spiral boyunca devam ettiğini varsayar. Siz de mesajlarınızı insan doğasına uygun şekilde vermiş olursunuz.”

Serimizin sekizinci yazısı Amaca Uygun Görselin Seçilmesi ile verilerin son derece esnek ve hızlı analiz edildiği dimensional modelden, tablo-matris ve grafik türlerinin hangi durumlarda nasıl tercih edilebileceğinden bahsetmiştik. 

Dedik ki;

  • Tablo ve matris ile verinin kendisini sunarsınız. Grafiklerle ise destekleyici ve dikkat çekici mesajlar hazırlayabilirsiniz.
  • Grafikler ile sayısal verilerin yanısıra şu ek mesajları da sunabilirsiniz; Verinin zamana göre değişimini, Grupların bir birine göre büyüklüklerini, Gruplar arasındaki farkın nasıl değiştiğini, Bir bütünün parçalarının bir biriyle ilişkisini, Standarttan sapma durumunu, Verilerin bağıntısını (Correlation) ve dağılımını (Distribution)
  • Görselleri doğru seçmenin etkisi çok yüksektir. Doğal olarak yanlış seçmenin de bir maliyeti olur. Maliyet kalemlerin ilki hayal kırıklığı olur ki, bu projenin sonlandırılmasını bile tetikleyebilir. Eğer mesajlar doğru görsellerle ihtiyaca uygun şekilde iletilirse işletme yaşadıkça proje de yaşar.

Grafik tipi seçiminde faydalı olabilecek aşağıdaki çalışma da Dr. Andrew Abela tarafından yayınlandı. Tek sayfalık güzel bir özet.

Yazılarımızın tümünü gözden geçirdik. Artık sıra sizde. Raporlarınızda tasarımların etkisini arttıracak bir çok iyileştirme yapabilirsiniz.

İşte size doğru adımlar atmak için kullanabileceğiniz bir kontrol listesi

  • Rapordaki bilginin konusunu ve amacını belirle. İstenilen raporun türüne karar ver (statejik, analitik, operasyonel).
  • Hedef kitlenin beklentilerini anla. Rapor incelendikten sonra atılacak adımları dinle.
  • Rapor ihtiyacını seviyelendir. Üst yönetim, yönetim ve veri analistlerine farklı detay seviyelerde ve/veya farklı çözümlerle sunumlar yap.
  • Etkili anahtar değerleri ve tamamlayıcı bilgileri bir araya getir. Gereksiz detaylardan arındır.
  • Vermek istediğin mesajları bir araya getir. Mesaj sayısını küçük tut.
  • Focal Pointin ve Altın Oranın gücünden faydalan. Mesajları rapordaki doğru konumlarına yerleştir.
  • Anlaşılabilirliği arttırmak için mesaja uygun görselleri Gestalt prensiplerini göz önünde bulundurarak organize et.
  • Veri-mürekkep oranı yaklaşımını uygula. Aşırı çeşitlilikten ve dikkat dağıtıcı mürekkeplerden kaçın.
  • Sık yapılan tasarım hatalarından kaçın.
  • Grice’in etkileşimin etkisini artıran prensiplerini göz önünde tutarak raporunu test et.

Etkili rapor tasarlama serimizde çok değerli bilgilere odaklanmış olduk. Bu prensiplere uygun tasarlanmış raporların ses getireceği aşikar.

Etkili tasarımlarınız projeye yapılan yatırımdan kısa sürede dönüş alınmasını sağlar. Karar vericilerin sisteme olan güvenini arttırır. Daha doğru aksiyonlar alınmasına ve işletmenin gücünün yükselmesine katkıda bulunur. Rekabette avantaj sağlar ve liderliği elde tutma imkanı verir.

Yazar: Abdullah KİSE – Kaynak: www.abdullahkise.com

2017-04-10T14:57:05+00:00 Şubat 22nd, 2017|Categories: İş Zekası & Raporlama|Tags: , |